Traducción como servicio continuo y no como encargo puntual

Cuando una empresa nos pide precio, casi siempre nos lo pide por documento. Es lo natural: hay un contrato encima de la mesa, hace falta en inglés, y lo que se quiere saber es cuánto cuesta ese contrato.

Lo que casi nunca se calcula es lo que cuesta pedirlo así veinte veces. Porque el precio de cada encargo suelto se parece bastante, pero lo que ocurre alrededor de cada uno se paga aparte y no aparece en ninguna factura.

Este artículo va de esa cuenta. De qué se pierde trabajando encargo a encargo cuando en realidad tienes un flujo continuo de documentos.

Lo que se paga dos veces en cada encargo suelto

Un encargo aislado obliga a repetir un trabajo que ya se hizo. Y ese trabajo lo hace alguien: tu equipo, el traductor, o los dos.

• El contexto. Cada vez hay que explicar quién es la empresa, para qué es el documento, qué versión manda y a quién va dirigido. Son entre veinte minutos y una hora por encargo, casi siempre de la persona más ocupada del despacho.
• Las decisiones terminológicas. Los mismos términos dudosos se resuelven otra vez, y no siempre igual. Si ya tienes un glosario, aquí es donde se nota; si no lo tienes, aquí es donde te hace falta.
• La revisión interna. Cuando el traductor no conoce vuestros documentos, vuestro equipo legal revisa más. Ese tiempo es el más caro de todos y nadie lo apunta.
• La búsqueda de proveedor. Pedir presupuesto, comparar, esperar respuesta. Cada vez.

Ninguna de esas partidas sale en el precio por palabra. Todas existen.

Los riesgos que solo aparecen con el tiempo

Hay un segundo grupo de costes que no se ven en un encargo, sino en la serie. Son los que acaban en una discusión con un cliente o con la otra parte.

El primero es la incoherencia entre documentos. Si el contrato marco, la adenda y las condiciones generales se tradujeron en momentos distintos y por manos distintas, van a decir lo mismo de tres maneras. Eso se lee junto, y se nota.

El segundo es el descontrol de versiones. Cuando cada encargo vive en un correo, nadie sabe con seguridad cuál es la última versión traducida de nada. Es la vía habitual hacia el problema que contamos en cómo organizar las traducciones jurídicas recurrentes.

Y el tercero son los plazos. Un proveedor que no sabe que vas a existir el mes que viene no te reserva hueco. Con urgencias, eso significa recargo o significa esperar.

Qué cambia cuando hay continuidad

Lo que de verdad cambia es que el trabajo previo deja de repetirse. El descuento por volumen, cuando lo hay, viene después.

• La memoria de traducción guarda lo ya traducido, así que las partes repetidas de vuestros contratos ni se rehacen ni se vuelven a cobrar igual.
• El glosario está decidido y validado, y las dudas terminológicas se resuelven una vez.
• El traductor conoce vuestros documentos, así que la revisión interna baja de golpe.
• Los plazos se pueden comprometer de antemano, porque hay previsión de carga.
• El precio se vuelve estable y presupuestable, en lugar de una incógnita por documento.

Sobre cómo se traduce eso en la factura, lo desarrollamos en cómo reducir costes de traducción sin perder seguridad jurídica.

Los plazos merecen una mención aparte, porque son lo que más duele cuando falla. Con un flujo previsto se pueden comprometer tiempos de entrega por tipo de documento, y eso permite que tú también le des una fecha a tu cliente. Así lo tenemos montado nosotras en nuestra política de plazos y niveles de servicio.

Continuidad no significa contrato cerrado

Aquí conviene aclarar algo, porque genera rechazo. Trabajar de forma continua no obliga a comprometer un volumen mínimo ni a firmar una permanencia.

Lo que hace falta es bastante más simple: un proveedor fijo, un glosario y una memoria que se mantienen, un canal único de solicitud y unos plazos acordados. Con eso ya tienes el efecto, aunque algunos meses no nos mandes nada.

Cómo saber si tu caso es continuo

Es más fácil de comprobar de lo que parece. Mira los últimos doce meses y responde a esto:

• ¿Has pedido más de cuatro traducciones al año?
• ¿Se repiten los tipos de documento, aunque cambien los datos?
• ¿Alguien de tu equipo revisa lo que llega antes de usarlo?
• ¿Has tenido alguna urgencia que te obligara a aceptar el plazo que hubiera?

Si has dicho que sí a tres, ya tienes un servicio continuo. Lo que no tienes todavía es un acuerdo que lo refleje, y esa es toda la diferencia.

Si quieres ver qué te está costando de verdad tu forma actual de pedir traducciones, qué pedir y qué incluir en un presupuesto de traducción jurídica te da los puntos que conviene mirar. Y si prefieres que lo miremos juntas con tus documentos delante, escríbenos: te respondemos en menos de una hora.